Mesin cash register atau mesin kasir merupakan alat penting dalam mendukung transaksi jual beli pada sebuah toko.
Baik pembayaran maupun penyimpanan uang tunai dilakukan dengan mesin cash register.
Mesin cash register sendiri masih tergolong sebagai alat elektronik yang berguna sebagai pencatat maupun penghitung transakis penjualan pada bisnis apa saja.
Mesin ini biasanya digunakan di minimarket, supermarket, restoran, kafe, toserba, hingga kios-kios bisnis lainnya.
Dalam pengoperasiannya yang tampak simpel, cara menggunakan cash register bisa cukup rumit bagi pemula, yakni sebagai berikut.
1. Persiapan
Hal pertama yang perlu dilakukan dalam menggunakan mesin cash register adalah persiapan mesin lebih dulu.
Beberapa langkah persiapan penggunaan mesin cash register yang dimaksud antara lain adalah :
- Siapkan buku panduan penggunaan mesin kasir agar saat bingung dalam pengoperasiannya bisa melirik instruksi spesifik yang mendukung pemrograman berbagai fungsi berjalan lancar.
- Pastikan posisi dan lokasi penempatan mesin cash register sudah tepat dan benar-benar aman; biasanya, peletakan dilakukan di atas meja kasir yang cukup luas di permukaan keras dan rata.
- Sambungkan langsung mesin tersebut ke sumber daya listrik atau pasang baterai (cek bagian bawah tempat kertas tanda terima pembayaran karena pemasangan baterai biasanya dilakukan di sana).
- Selanjutnya, pasang juga kertas tanda terima pembayaran, lalu agar kertas bisa masuk, tekan tombol FEED untuk kertas tergulung sempurna.
- Buka kunci laci tempat uang disimpan menurut besar kecil nominalnya dan mesin kasir pun bisa dinyalakan.
- Bagi pemula yang belum terlalu paham di mana tombol On dan Off mesin cash register, periksa bagian belakang, depan atas atau sisi mesin.
- Pada mesin kasir produksi terbaru rata-rata tidak terdapat tombol fisik, melainkan dirancang dengan adanya tombol MODE yang bila ditekan bisa membawa pengguna pada pilihan mode REG (register) atau operational.
- Sedangkan pada mesin kasir produksi lama, pengguna cukup tinggal memutar kunci ke posisi REG untuk mulai menggunakan.
- Untuk bagian pengaturan program tarif pajak, mesin cash register umumnya dirancang dengan 4 tombol pajak yang memiliki tarif pajak bervariasi.
2. Proses Penjualan
Setelah persiapan selesai, maka mesin cash register bisa digunakan untuk proses penjualan dengan langkah-langkah seperti berikut.
- Gunakan mesin kasir setelah memasukkan password/kode pengaman. Untuk jenis mesin kasir tertentu, penggunanya perlu melakukan proses log in (masuk) dengan mengetikkan alamat surel serta kata sandinya.
- Jika sudah oke, masukkan angka yang merupakan harga dari produk yang perlu dibayar oleh pembeli.
- Pada sejumlah mesin cash register terdapat scanner (alat pemindai) yang bisa digunakan cukup dengan memindai produk sehingga informasi merek produk dan harga bisa langsung masuk secara otomatis tanpa harus mengetik manual.
- Pilih tombol kategori untuk melihat ada tidaknya pengenaan pajak terhadap produk yang dibeli.
- Pilih dan tekan tombol FEED (tombol panah) sambil memerhatikan kertas tanda terima pembayaran; guna tombol tersebut adalah memastikan arah gulungan kertas oleh mesin adalah ke atas.
- Dalam setiap penambahan produk, angka totalnya ikut bertambah sehingga kertas akan naik.
- Dalam hal penambahan diskon (jika ada), lakukan dengan mengetik angka persentase diskon dan pilih tombol % (persen).
- Dalam penambahan produk yang sama secara berulang, cukup tekan angka jumlah produk yang dibeli dan pilih tombol QTY (quantity/kuantitas). Susul dengan memasukkan harga satuan produk, memilih tombol kategori, dan tombol subtotal supaya jumlah total produk muncul pada layar.
- Total produk dan harga biasanya sudah terhitung dengan pajak yang berlaku sesuai pemrograman pada tombol kategori di mesin kasir.
- Setelah penotalan, kasir bisa menentukan jenis pembayaran yang pembeli bisa lakukan, yakni cash atau tunai.
- Usai pembayaran dan penghitungan, mesin kasir menunjukkan jumlah uang kembalian untuk pembeli; meski ini otomatis, ada pula penghitungan uang kembalian yang perlu dilakukan di luar kepala.
- Setiap selesai menggunakan mesin cash register, tutup kembali laci uang untuk menghindari risiko pencurian.
Ada kalanya kasir harus membuka laci uang tunai walau tidak ada transaksi jual beli, di saat seperti ini, kasir perlu memilih tombol NS atau No Sale.
3. Pengecekan Informasi Saldo dan Laporan Penjualan
Penjualan sehari sudah selesai dan saatnya untuk memperoleh laporan keuangan sekaligus informasi saldo.
Mesin cash register bisa memberikan laporan tersebut jika sudah selesai menggunakannya.
- Putar lebih dulu kunci mesin kasir pada posisi X; atau alternatifnya, pilih tombol Mode dan tekan X supaya mendapat angka total sementara.
- Untuk memperoleh angka total penjualan harian sementara, pilih tombol CASH/AMT TND supaya jumlahnya tertera pada kertas hasil cetakan tanda terima pembayaran.
- Selain bisa mendapatkan informasi laporan penjualan harian, beberapa mesin kasir bisa digunakan untuk memperoleh laporan penjualan per jam, per kategori, per petugas kasir, hingga berdasar pada hal lain.
- Selain posisi X, kasir bisa memutar kunci pada posisi Z atau menekan tombol Mode disusul dengan menekan Z supaya memperoleh laporan penjualan.
Demikian cara menggunakan mesin cash register yang tidak cukup mudah namun bisa dipelajari cukup cepat.
Selalu amankan kunci laci uang setelah selesai menggunakan mesin kasir dan menguncinya kembali.