Mesin penghancur kertas atau paper shredder merupakan alat yang sering digunakan di perkantoran. Mesin penghancur kertas pertama kali dipatenkan tahun 1909. Jerman merupakan negara pertama yang memproduksi mesin penghancur kertas.
Mesin penghancur kertas pertama memotong dan mencacah kertas secara menyilang atau cross cut. Potongan cross cut ini sampai sekarang masih digunakan dalam mencacah kertas dan benda-benda lainnya seperti ban bekas.
Teknologi shredding sudah banyak digunakan untuk meminimalisir ruang akibat tumpukan sampah. Sampah yang dicacah berupa sampah kering seperti kertas, plastik, karet, dan material lainnya.
Mesin penghancur kertas berfungsi untuk menghancurkan dokumen-dokumen yang tidak diperlukan. Mesin ini tidak memakan banyak tempat, karena hanya mencacah kertas. Tidak seperti shredding machine lainnya yang dapat menghancurkan benda-benda besar.
Pemilihan mesin penghancur kertas sebenarnya bukanlah hal yang sulit. Hal mendasar yang harus diperhatikan untuk memilih mesin penghancur kertas (dan alat elektronik lainnya) adalah kesesuaian dengan anggaran yang ditentukan.
Selain kesesuaian dengan anggaran, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam memilih mesin penghancur kertas, antara lain:
1. Ukuran Kertas
Mesin penghancur kertas memiliki peruntukan yang berbeda tergantung dengan ukuran kertas yang akan sering digunakan. Pada umumnya, mesin penghancur kertas yang sering digunakan yaitu berukuran A4 yang berfungsi untuk menghancurkan dokumen rahasia.
Namun tidak jarang kertas-kertas berukuran kecil seperti slip dan bukti transaksi juga dicacah dalam mesin ini. Sebelum membeli mesin penghancur kertas, sebaiknya dilihat dulu ukuran kertas yang sering digunakan.
2. Banyaknya Dokumen yang akan Dihancurkan
Selain perbedaan ukuran, mesin penghancur kertas juga terbagi berdasarkan volume kertas yang akan dihancurkan. Gunakan mesin penghancur kertas sesuai dengan jumlah pengguna.
Jika terdapat lebih dari 10 pengguna, maka sebaiknya gunakan mesin penghancur kertas yang berukuran besar atau yang komersil, sehingga Anda tidak perlu mengulang-ulang pencacahan kertas karena kapasitas mesin yang besar.
3. Bentuk Potongan
Mesin penghancur kertas dilengkapi dengan beberapa pemotongan yang berbeda. Terdapat mesin penghancur kertas dengan potongan lurus, menyilang, dan pencacahan halus yang membuat potongan dokumen akan semakin kecil.
Untuk keamanan, sebaiknya gunakan mesin pencacah yang mampu memotong dokumen menjadi potongan-potongan yang kecil. Terdapat 7 level cacahan kertas berdasarkan tingkat kerahasiaan dokumen.
Level P-1 mampu mencacah kurang dari 2000 milimeter. Mesin dengan level ini digunakan untuk mencacah formulir yang sudah kadaluarsa.
Level tertinggi yaitu level P-7. Mesin dengan level P-7 mampu mencacah dokumen rahasia, seperti dokumen militer.
4. Kecepatan Pemotongan
Adanya mesin penghancur kertas memudahkan pekerjaan di kantor. Anda tidak perlu repot-repot mengangkat banyak dokumen lalu membuangnya ke tempat sampah.
Mesin penghancur kertas dapat menghemat waktu dan tenaga untuk membuang dokumen yang tidak terpakai. Kecepatan pemotongan mesin penghancur kertas juga harus dipertimbangkan saat memilih mesin penghancur kertas.
Beberapa mesin penghancur kertas memiliki durasi pengoperasian tertentu. Maksudnya, mesin penghancur kertas dapat bekerja selama waktu yang ditentukan.
Setelah beroperasi, mesin akan butuh pendinginan untuk memelihara kondisi optimumnya. Waktu pemotongan ini bervariasi mulai dari 2 menit hingga 1 jam, tergantung ukuran kertas, kapasitas mesin, dan bentuk potongannya.
Pastikan Anda sudah mencari tahu mesin yang akan dipilih untuk mencacah kertas.
5. Suara yang Dihasilkan
Kebanyakan mesin penghancur kertas mengeluarkan suara yang keras. Namun ada beberapa mesin yang memiliki fitur noise-controlling yang tingkat kebisingannya dapat diatur, sehingga suara yang dihasilkan tidak mengganggu.
Kekurangannya yaitu Anda harus membayar lebih mahal untuk mesin penghancur kertas yang memiliki fitur noise-controlling.
Saat melakukan pembelian, sebaiknya mesin dicoba terlebih dahulu, sehingga Anda dapat memilih mesin penghancur kertas yang memiliki tingkat kebisingan yang tidak mengganggu.
6. Keamanan
Mesin penghancur kertas memiliki banyak pisau di dalamnya dan berisiko mengakibatkan cedera jika tidak digunakan dengan hati-hati.
Beberapa mesin penghancur kertas memiliki fitur keamanan yang mencegah kecelakaan tersebut, salah satunya sensor. Sensor akan berbunyi atau menyala ketika tangan Anda mengarah ke dalam mesin lalu menyetop pisau secara otomatis.
7. Fitur Tambahan
Anda dapat menemukan fitur lain dari mesin penghancur kertas selain menghancurkan kertas. Beberapa fitur tambahan ini dapat menunjang kinerja mesin penghancur kertas, seperti:
- Pencacah kartu kredit, plastik, dan kartu-kartu yang tebal
- Teknologi anti noda
- Tempat sampah yang bisa ditarik (fitur ini terdapat pada mesin penghancur kertas pada umumnya)
- Daya mesin
Banyak peralatan kantor yang menguras energi karena digunakan terus menerus, apalagi dalam jumlah besar. Hal ini juga termasuk bahan pertimbangan jika Anda ingin membeli mesin penghancur kertas.
Menggunakan mesin penghancur kertas menghabiskan 80% energi, untuk itu sebaiknya carilah mesin penghancur kertas yang memprioritaskan hemat energi ketika digunakan.
Sisa-sisa kertas yang sudah dihancurkan dapat digunakan kembali sebagai tempat tidur untuk hewan atau hal lainnya. Mesin penghancur kertas merupakan alat yang dibeli satu kali untuk dipakai dalam waktu yang lama, sehingga butuh pertimbangan matang-matang sebelum membeli.